Justificativa

A UEMA é uma instituição que atende mais de 30.000 alunos e encontra-se em fase de expansão. Os sistemas atuais de informações institucionais não automatizam todos os processos Acadêmicos e Administrativos, restringem-se apenas aos controles acadêmicos em nível de graduação. Com o crescimento decorrente da grande oferta de cursos e vagas nos últimos anos, tornou-se mandatório a implantação de novos controles gerenciais, com vistas a transformá-los em processos automatizados por meio das Tecnologias da Informação (TI).

Nos últimos anos, vários setores da instituição demandaram sistemas de informação novos, em alguns casos até houve iniciativas internas de se desenvolver soluções, porém, com baixa abrangência e sem integração. Portanto, esta é a primeira iniciativa de levar a cabo o processo de informatização de maneira integrada, considerando todos os setores da instituição.

Em busca de soluções que atendam a necessidade da instituição verificou-se que um Sistema Integrado de Gestão que contemple as áreas de gestão administrativa, acadêmica e planejamento suportará satisfatoriamente a modernização e crescimento da instituição.

O Sistema Administrativo fornecerá operações fundamentais para a gestão das finanças, patrimônio e contratos, atuando nas atividades da instituição. Este sistema deve integrar totalmente a área administrativa, desde as requisições (material, prestação de serviço, suprimento de fundos, diárias, passagens, hospedagem, material informacional, manutenção de infraestrutura) até o controle do orçamento distribuído internamente.

O Sistema Acadêmico deve informatizar os procedimentos da área acadêmica através de módulos que controlem: graduação, pós-graduação (stricto e lato sensu), submissão e controle de projetos e bolsistas de pesquisa, submissão e controle de ações de extensão, submissão e controle dos projetos de ensino (monitoria e inovações), registro e relatórios da produção acadêmica dos docentes. Essas ferramentas devem disponibilizar portais específicos para: Reitoria, docentes, discentes, tutores de ensino a distância, coordenações lato e stricto-sensu, de graduação e comissões de avaliação (institucional e docente).

O Sistema de Administração técnica deve ser responsável pela administração e gestão dos outros sistemas integrados. Este sistema deverá gerenciar as entidades comuns entre os sistemas informatizados, tais como: usuários, permissões, unidades, mensagens, notícias, gerência de sites e portais, dentre outras funcionalidades. Apenas gestores e administradores do sistema possuirão acesso ao sistema de administração técnica.

Neste cenário, a contratação de um Pacote de Software de Gestão Acadêmica e Administrativa (PSGAA) através de uma empresa especializada para sustentação, implantação, configuração, migração e manutenção corretiva se traduz como uma excelente opção para os anseios de modernização da UEMA.  Os gestores de negócio de cada módulo serão responsáveis por realizar o primeiro atendimento para dirimir dúvidas relativas às regras de negócio específicas e por repassar à equipe de Tecnologia da Informação da UEMA caso os problemas não possam ser resolvidos. A equipe técnica ficará responsável pelo apoio aos gestores de negócio, ao usuário final e aos gestores da instituição, e por repassar à contratada, acompanhar e fiscalizar as atividades técnicas inerentes ao processo de contratação.